Chỉ đầu tư cho nhân viên tham gia khóa đào tạo là không đủ
Văn hoá học tập (learning culture) mô tả quá trình tiếp thu cái mới, chuyển giao tri thức và áp dụng chúng vào thực tế làm việc. Khi doanh nghiệp của bạn tích lũy đủ tri thức, chẳng hạn như đã tìm ra tệp khách hàng lý tưởng mới hoặc tối ưu được quy trình sản xuất tinh gọn hơn, hiệu quả công việc và doanh thu chắc chắn sẽ được cải thiện.
Thực ra văn hóa học tập là câu chuyện không hề mới. Có lẽ bất kỳ người CEO nào cũng mong muốn nhân viên doanh nghiệp của mình chủ động nâng cao trình độ, tích lũy kiến thức mỗi ngày để có các cải tiến trong công việc. Tuy nhiên, một nước đi sai lầm là doanh nghiệp thiếu đi chiến lược cụ thể cho hoạt động học tập này, khiến cho tri thức chung của doanh nghiệp không được quản trị.
Ở góc độ chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý, chúng ta thường chỉ quan tâm đến những câu hỏi liệu tôi có nên đầu tư cho nhân viên tham gia khóa học X, mua về cho nhân viên nghiên cứu tài liệu Y hay không? Làm thế nào để biết được hiệu quả của những hoạt động đó? Vấn đề là năng lực học tập & phát triển của doanh nghiệp không dừng lại ở các khóa học lẻ tẻ hàng tháng, hàng quý; nó phải xuất phát từ những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Nó phải là nhiệm vụ của lãnh đạo từ những ngày đầu của tổ chức, kể cả khi chưa có bộ phận đảm nhận riêng.
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều sở hữu những tri thức cá nhân và tiềm tàng năng lực để cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp. Nếu thiếu đi các hoạt động học tập thường xuyên, liên tục, những tri thức đó sẽ đến và đi cùng với nhân viên mà không đem lại giá trị lâu dài. Để tối đa hóa lợi ích của việc học này, bạn cần xây dựng một môi trường mà trong đó nhân viên luôn luôn chia sẻ những tri thức đó với đồng nghiệp, biến tri thức của cá nhân trở thành tài sản chung của các doanh nghiệp.
Đầu tư cho nhân viên tham gia khóa đào tạo là không đủ, mà câu hỏi là làm sao để toàn bộ doanh nghiệp được hưởng lợi từ những tri thức sau khóa học đó.
Tốc độ thay đổi của thị trường đang ngày càng chóng mặt với sự xuất hiện của nhiều công nghệ mới tạo ra những thói quen và những “con cá mập” mới, nhanh hơn, hiếu chiến hơn. Việc học tập và nâng cao năng lực không ngừng sẽ là chìa khóa để tồn tại.
Một cách tiếp cận khác cho chiến lược cho xây dựng văn hóa học tập
Muốn văn hoá học tập thành công và đem về nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người nhân viên, trước hết cần xác định vai trò và yêu cầu cần thiết của các bên tham gia vào lộ trình xây dựng văn hoá học tập.
Thứ nhất, lãnh đạo cấp cao là đối tượng khởi xướng và định hướng cụ thể cho văn hoá học tập trong doanh nghiệp. Họ cũng chính là cầu nối giữa trung tâm đào tạo và các phòng ban khác, là người phê duyệt mọi chính sách có liên quan cũng như đưa ra phản hồi định kỳ cho hoạt động đào tạo.
Thứ hai, trung tâm đào tạo (hay còn gọi là bộ phận L&D) có vai trò quản lý tất cả nguồn lực đào tạo và thực hiện các hoạch định chính của công tác đào tạo. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có bộ phận L&D chuyên trách cho hoạt động này, “job function” (chức năng) này vẫn cần được quy hoạch cho một đối tượng rõ ràng (ví dụ: chuyên viên HR, chuyên viên truyền thông nội bộ, hoặc nằm trong kế hoạch làm việc của nhà quản lý)
Thứ ba, quản lý trực tiếp đóng vai trò theo dõi, hướng dẫn áp dụng và đánh giá mọi tác động của đào tạo lên nhân viên.
Thứ tư, học viên là người trực tiếp tham gia tiếp nhận tri thức trong công tác đào tạo và áp dụng những tri thức đó vào thực tế làm việc.
Như vậy, có thể thấy hoạt động học tập trong doanh nghiệp cần có sự phối hợp của tất cả các đối tượng. Sẽ thật khó nếu CEO giao lại toàn bộ trách nhiệm cho bộ phận L&D và đòi hỏi họ làm mọi thứ một cách hoàn hảo. CEO cần dùng tới quyền hạn cấp cao để đưa văn hoá học tập vào chính sách/quy định chính thống và làm công tác truyền thông mạnh mẽ. Việc học cũng sẽ không hiệu quả nếu như quản lý trực tiếp không phối hợp để đánh giá, giám sát hiệu quả đào tạo trong các hoạt động thường ngày.
Để triển khai văn hóa học tập một cách có chiến lược, bên cạnh việc xác định vai trò các đối tượng tham gia, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến 3 thành tố sau:
Cơ hội học tập
Nhân viên phải được lựa chọn tiếp cận những khóa học, tri thức mà họ mong muốn – có liên quan trực tiếp tới công việc, chuyên môn và lợi ích của họ, chứ không thể bị ép buộc học càng nhiều càng tốt.
Khả năng học tập
Nhân viên không chỉ cần học nội dung mà còn cần được đào tạo về cách thức học tập. Chỉ khi như vậy, họ mới có thể tự mình biết cách thích nghi và tiếp cận tới các tri thức mới mẻ và đúng đắn hơn so với thời đại.
Môi trường học tập
Nhân viên không muốn đơn thương độc mã trên con đường học tập chỉ để đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ. Họ luôn muốn được tham gia vào một “lớp học” mà trong đó bạn đồng học cùng nhau chia sẻ văn hoá học tập, động viên tinh thần và có tính cạnh tranh lẫn nhau.
Chỉ cần thiếu đi một trong ba thành tố trên là doanh nghiệp đã làm giảm đi rõ rệt hiệu quả của văn hoá học tập.
Mô hình 4C để đưa văn hóa học tập vào đời sống doanh nghiệp
Kế hoạch sẽ mãi mãi chỉ là kế hoạch nếu như không có thực thi. Những tuyên ngôn về “doanh nghiệp học tập” sẽ mãi mãi chỉ là những lời nói suông nếu như thiếu những hoạt động thực tiễn. Sau khi trang bị mindset đúng đắn về chiến lược học tập, đã tới lúc doanh nghiệp bắt tay vào triển khai các hoạt động học tập.
Mô hình 4C có thể coi là một framework (khung) cơ bản, dễ thực hiện, nhưng lại đảm bảo được 3 thành tố quan trọng của một văn hóa học tập. Và bằng cách sử dụng công nghệ ứng dụng như : Facebook Wordspace, Facebook Group, Zalo Official (OA), Zoom Meeting hoặc cao hơn là Learning Hub nội bộ để hỗ trợ cho các hoạt động thuộc mô hình 4C này, các trải nghiệm học tập thông thường sẽ trở nên thú vị hơn, dễ dàng hơn, và trở thành một phần thấm nhuần trong đời sống hàng ngày của doanh nghiệp.
Mô hình đào tạo 4C
C1 – Course: Tổ chức các khoá học và chương trình học khác nhau trong doanh nghiệp
Bằng cách đóng gói và phân loại kiến thức đào tạo thành các chương trình khác nhau, doanh nghiệp đã gián tiếp trao cho cho nhân sự quyền tiếp cận với những bài học phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ và/hoặc theo mong muốn.
Nhân viên, lúc này gọi là học viên, sẽ được đưa vào từng chương trình học cụ thể để kiểm soát tiến độ. Các nội dung đào tạo điển hình là onboarding cho nhân viên mới, đào tạo kỹ năng sale, đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề, học và thực hành kỹ năng vận hành, …
C2 – Check: Làm bài kiểm tra để kiểm chứng các tri thức đã được đào tạo cho nhân viên
Trước khi “học” có thể đi đôi với “hành”, “kiểm tra” là một công đoạn cần thiết giúp con người giảm thiểu sai sót trên môi trường thực tế, nâng cao chất lượng đội ngũ học viên sau đào tạo.
Để có được sự tham gia nghiêm túc của nhân viên, doanh nghiệp hãy đưa các bài kiểm tra vào những chính sách nhân sự cụ thể. Lấy ví dụ, nhân viên phải vượt qua bài kiểm tra tính năng sản phẩm thì mới được phép đi tư vấn cho khách hàng, hay nhân viên bắt buộc đạt ít nhất 70/100 điểm bài thi mới có thể lên level mới, … Khi công văn giấy tờ và giáo trình học đều đã được đưa lên phần mềm thì bài kiểm tra cũng cần được số hoá.
C3 – Certification: Cấp chứng chỉ cho nhân viên để tạo đòn bẩy thúc đẩy tinh thần học tập
Các doanh nghiệp thường hay bỏ qua hoặc không quá chú trọng vào việc cấp chứng chỉ cho nhân viên sau khi thực hiện các bài kiểm tra. Tuy nhiên Hubspot, một doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng thần tốc hàng đầu thế giới, lại có tư duy ngược lại. Hubspot nói rằng một trong những bí kíp cho sự tăng trưởng của họ chính là tư duy “chứng chỉ hóa” mọi nội dung đào tạo.
Nhân viên nào cũng muốn có thêm các danh hiệu vẻ vang cho bản thân. Bởi vậy, các chứng chỉ tạo cho nhân viên hứng thú học tập và có cảm giác muốn chinh phục. Đó chính là đòn bẩy để thúc đẩy tinh thần học tập.
C4 – Community: Xây dựng cộng đồng học tập nội bộ để biến sự kết nối tri thức thành một phép nhân
Nếu mỗi nhân viên học được 1 điều mới mỗi ngày, thì trong một năm người đó sẽ học được 365 điều và một đội nhóm 10 người sẽ học được 3650 điều mới. Nhưng nếu kết nối tri thức không đơn thuần chỉ là phép cộng nữa mà trở thành phép nhân, lợi ích thu về cho cả doanh nghiệp và cá nhân học viên là vô cùng to lớn.
Tri thức được phân chia thành nhiều chủ đề hỏi-đáp khác nhau. Nhân viên được khuyến khích chủ động đặt ra câu hỏi, và cũng sẵn lòng trở thành “chuyên gia nội bộ” tận tâm giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp.
Học tập theo cộng đồng là một giải pháp mang tính chủ động cao nhất dành cho nhân viên, đồng thời rút ngắn được khoảng cách về tri thức giữa các bộ phận marketing, sales, chăm sóc khách hàng, kế toán, … và giữa những nhân viên cũ – mới trong doanh nghiệp.
Đúc kết
Để văn hóa học tập phát triển một cách một tự nhiên và hiệu quả cần có định hướng cụ thể và xây dựng nội dung học tập dựa trên nhu cầu thực sự của người học. Ứng dụng khung đào tạo 4C giúp cho việc học tập trở thành một thói quen tích cực cho từng thành viên.
